Các thao tác cơ bản với Word 2003 (Phần 4)

11. Find and Replace
a. Tìm kiếm:
Nếu bạn muốn tìm kiếm và thay thế một từ, một chữ hay một đoạn văn bản tại một hay nhiều chỗ trong tài liệu thì Find and Replace trở thành một công cụ tối cần thiết để bạn rút ngắn thời gian làm việc đó. Với Find and Replace bạn có thể thay thế đoạn văn bản, các định dạng ký tự hoặc định dạng văn bản, hay thậm chí cả đoạn văn bản đã được định dạng.
Để tìm văn bản, bạn chọn menu Edit > Find hay nhấp tổ hợp phím Ctrl + F, hộp thoại Find and Replace sẽ xuất hiện.
Tại đây bạn gõ nội dung cần tìm vào khung Find what, xong nhấp nút Find Next để tìm. Nếu muốn Word đánh dấu toàn bộ những cụm từ tìm được, bạn có thể đánh dấu vào nút Hightlight all items found in
b. Thay thế

Để thay thế một từ hay đoạn văn bản trong tài liệu, bạn chọn menu Edit > Replace hay nhấp tổ hợp phím Ctrl + H, hộp thoại Find and Replace sẽ xuất hiện. Bạn nhập nội dung mà bạn muốn tìm và thay thế trong khung Find what, rồi nhập nội dung mà bạn muốn thay thế vào khung Replace with, tùy vào yêu cầu của mình, bạn chọn các nút sau:
+ Find Next: tìm từ hay cụm từ xuất hiện tiếp theo.
+ Replace: thay thế vào từ hay cụm từ tìm được.
+ Replace All: thay thế từ hay cụm từ trong toàn bộ văn bản.
Lưu ý: Với tùy chọn này nếu bạn thực hiện từ giữa đoạn văn bản trở xuống, Word sẽ tìm đến cuối tài liệu và xuất hiện câu thông báo hỏi bạn có muốn tiếp tục tìm kiếm lại từ đầu tài liệu hay không, nhấp Yes nếu muốn tiếp tục và No nếu muốn dừng lại.
12. Định dạng văn bản
a. Đổi kích cỡ:
Để đổi kích cỡ bạn dùng chuột chọn đoạn văn bản cần đổi, rồi chuyển đến mục Font Size tại thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar), nhấp nút rồi chọn kích cỡ. Bạn cũng có thể nhập trực tiếp kích cỡ vào khung này.
Word cũng cho phép bạn dùng tổ hợp phím tắt để tăng hay giảm kích cỡ chữ, trước tiên bạn chọn đoạn văn bản cần tăng (giảm) kích cỡ, rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + [ để giảm, hoặc Ctrl + ] để tăng cỡ chữ, mỗi lần nhấn thì văn bản sẽ tăng / giảm 1 đơn vị.
b. Đổi kiểu Font:
Để đổi Font, bạn chọn đoạn văn bản cần đổi, nhấn menu Format > Font hay dùng tổ hợp phím Ctrl + D để mở hộp thoại Font.
Trên hộp thoại này bạn có thể chọn:
+ Font: Kiểu chữ cho văn bản.
+ Font style: định dạng cho chữ, ví dụ, đậm, nghiêng..
+ Size: định kích cỡ chữ.
Với các tính năng này bạn có thể xem trước hiển thị trên văn bản từ khung Preview, bạn có thể dùng tính năng này để thử nghiệm tất cả các mục còn lại.
Ngoài ra bạn cũng có thể trực tiếp đổi Font cho văn bản từ thanh công cụ định dạng bằng cách chọn văn bản, chọn công cụ Font , nhấp vào nút mũi tên hướng xuống bên cạnh rồi chọn loại Font trong danh sách xổ xuống.
c. Đổi định dạng
Word cho bạn 3 kiểu đổi định dạng thông dụng như in đậm (bold), in nghiêng (italic), gạch chân (underline), ba kiểu này có nút tương ứng trên thanh công cụ định dạng.


Để đổi sang định dạng này bạn chọn văn bản xong dùng chuột nhấp vào các nút này. Ngoài ra Word cũng cho phép bạn dùng tổ hợp phím tắt để nhanh chóng chọn định dạng chữ, với in đậm là Ctrl + B, in nghiêng Ctrl + I và gạch chân là Ctrl + U.
d. Đổi chữ thấp hơn hay cao hơn bình thường
Đôi khi bạn cũng cần làm cho đoạn văn bản có chữ nhỏ hơn hay lớn hơn bình thường, nhất là trong các công thức hoá học, toán học…
Để làm việc này bạn chọn phần văn bản cần áp dụng, nhấp tổ hợp phím Ctrl + D để mở hộp thoại Font.
Tại hộp thoại này bạn chọn Superscript nếu muốn đoạn chữ được chọn nằm cao hơn hay chọn Subscript để chọn chữ thấp hơn bình thường.
Để thực hiện công việc nhanh chóng hơn, Word cũng cung cấp cho bạn tổ hợp phím tắt để làm việc này, để chữ nằm phía dưới bạn chọn chữ và nhấp tổ hợp phím Ctrl + [nút =]. Để chữ nằm phía trên thì bạn nhấp tổ hợp phím Ctrl + Shift + [nút =]